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Remisionar una Cotización

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Este proceso es utilizado por el Usuario cuando el Cliente decide adquirir la mercancía correspondiente a una sola Cotización a través de una Remisión o porque el Cliente no tiene RFC.

¿Cómo Remisionar una Cotización?

Los pasos a seguir son:

Paso 1. Apertura del módulo de Remisiones.

Puedes abrir el módulo de Remisiones de 3 maneras:

a). Dar Clic al menú de Ventas\Remisiones\
b). Acceder por medio de la combinación de teclas ALT+F8.

c). O bien acceder por medio de la barra de iconos que se encuentra debajo del menú con la imagen de una Hoja blanca con un lápiz color gris que se encuentra en la cuarta posición de la barra de herramientas.

Paso 2. Ir al menú de Acciones.

Seleccionar la opción Insertar Cotización como se muestra a continuación:

Paso 3. Posteriormente buscamos la Cotización del  Cliente.

Esto se hace buscándola por:

a). Nombre del Cliente.
b). Folio de Cotización.

Cabe mencionar que se debe contemplar el periodo de fechas para que aparezca, la venta es la siguiente:

Paso 4. Posteriormente seleccionamos la Cotización del  Cliente.

Enseguida dar doble clic sobre la Cotización del Cliente o bien selecciónalo y oprime el botón ACEPTAR. El sistema capturará la Cotización en la pantalla de Remisión como se muestra a continuación:

Paso 5. Llenar el campo de Orden:

Capturar en este campo, el Folio del Pedido u Orden de Compra del Cliente (Es el número de Pedido que el Cliente les envió). Se puede dejar vacío en caso de que no tenga ninguna Orden de Compra de Cliente relacionada.

Después de capturar el Folio del Pedido u Orden oprime ENTER y posiciónate en el campo Moneda.

Paso 6. Enseguida seleccionamos la Moneda (Pesos o Dólares) con la que se realizará esta operación.

Luego oprime ENTER o bien posiciónate en el campo del Uso del CFDI.

Paso 7. Selecciona el Uso del CFDI que el Cliente le va a dar a la Remisión cuando esta se Facture, ejemplo:

G01 – Adquisición de Mercancías.
G03 – Gatos en General.

Paso 8. Seleccionar el Vendedor de ésta Remisión.

El vendedor que aparecerá será el que se registró desde la Cotización. Puedes seleccionar otro vendedor siempre y cuando el campo este abierto.

Para más información de cómo permitir capturar el Vendedor dar clic aquí.

Paso 9. Ahora se pueden modificar o eliminar Productos/Servicios o bien agregar.

Si no va a modificar los productos, entonces procede a seleccionar la forma de pago:

Nota:

Si el Artículo tiene definido Fechas de Caducidad deberás dar doble clic al renglón del Producto y al pasar por cantidad te aparecerá la ventana para seleccionar las Fechas de Caducidad. Si tienes dudas de que hacer en la pantalla de Fechas de Caducidad (Ver: Fechas de Caducidad).

Si el Artículo tiene definido Números de Serie deberás dar doble clic al renglón del Producto y al pasar por cantidad te aparecerá la ventana para seleccionar los Números de Serie. Si tienes dudas de que hacer en la pantalla de Números de Serie (Ver: Números de Serie).

Paso 10. Seleccionar la forma de Pago.

Este apartado hace referencia a cómo se liquida o se liquidará la operación; es decir, Pago en Efectivo, Tarjeta bancaria (crédito o débito), Cheque, etc. Si no se sabe se puede dejar Por Definir o en blanco.

Paso 11. Puedes añadir notas o comentarios sobre la Remisión.

En este botón puedes añadir Notas de embarque (Enviar a), información adicional como: Referencia Adicional, Folio de Recibo, así como, (Nota 1 y Nota2) comentarios sobre la venta. Hay que tener en cuenta que si dichos comentarios requieren ser impresos en el formato de Remisión, entonces, el usuario debe tener cuidado en el texto a introducir. Es conveniente usar la Nota2 para que se conserven dichos comentarios.

La pantalla que muestra el sistema es la siguiente:

**Para guardar los comentarios oprime el botón Guardar (Flecha Verde) de la pantalla de Comentarios.

Paso 12. Guardar la Remisión.

En este botón se realiza el registro de la Remisión o modificación según sea el caso. Si se trata solo de una modificación, entonces al oprimir este botón, el sistema sólo mostrará la pantalla de impresión.

Cuando se realiza el registro la primera vez, aparece la pantalla que se muestra debajo de este párrafo, si el cliente está realizando un pago parcial o total del documento, entonces, lo más conveniente es abonar con la respectiva forma de pago y moneda en dicha pantalla (ventas de contado), si la venta es a crédito, entonces, debes oprimir solamente el botón de Guardar, oprimir el botón Cancelar o simplemente oprimir la tecla [Esc] de tu teclado.

Si realizas el abono el sistema muestra la pantalla de impresión (en pantalla o impresora):

Dejando la Remisión a crédito: El sistema muestra la siguiente pantalla de autorización de crédito (mientras no se permita al Cliente excederse del crédito límite) y te permitirá autorizar siempre y cuando en tu Rol se permita autorizar crédito en la Sección OTROS.

Para más información de:

Cómo permitir o no que el cliente se exceda del crédito límite dar clic aquí.

Cómo permitir autorizar o no que el cliente se exceda del crédito dar clic aquí.

Paso 13.Imprimir y/o enviar por correo la Remisión.

Para enviar por correo la Remisión:

Cuando se expande la ventana al oprimir el botón e-mail se  muestran los correos previamente capturados en el alta de ese Cliente en particular, puedes cambiarlos, te permite un máximo de 3 correos separados por (,).

Cuando quieras enviarlos, oprime el botón que dice Enviar.

Para Imprimir la Remisión se tienen los botones Preliminar e Imprimir:

El  botón Preliminar de esta ventana sirve para visualizar la Remisión en Pantalla, se vería como sigue:

* Cabe mencionar, que el formato de impresión se ajustará a las necesidades de tu empresa.

Si oprimes el botón Imprimir en esta ventana de Impresión de Remisión, entonces el sistema enviará la impresión a la impresora que tienes por default en alta de impresoras de Windows.

Para salirte de la ventana de Remisión oprime el botón Salir, entonces el sistema te informará que la Remisión se registró satisfactoriamente con X Folio, como se muestra a continuación:

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