¿Cómo podemos ayudarte?
Registrar Cotizaciones
Primero veremos qué es una Cotización y para qué sirve.
¿Qué es una Cotización?
La cotización, también conocida como presupuesto, se usa cuando un cliente le pide a cierta empresa que le indique el valor de un producto o servicio.
Algunas características que debe tener una Cotización:
- La cotización no puede ser editable por quien la recibe, es decir, el cliente no puede modificar la cotización. No obstante, puede solicitar algún tipo de modificación dentro de una negociación cliente/empresa.
- Una cotización por lo general tiene una vigencia, puede ser de una semana, 15 días o un mes. Depende mucho de la empresa, el producto o servicio que se esté cotizando.
- Una vez el cliente recibe la cotización, este está en el derecho de decidir aceptar, solicitar modificar o rechazar. En ningún momento está obligado a pagar.
- Si por el contrario, el cliente acepta dicha cotización, el empresario procede a transformar esa cotización a factura, para que el usuario continúe con el pago.
¿Qué debe existir previamente en el Sistema ArusAdmin para realizar la Cotización?
El Cliente. Si el Cliente no está registrado dar clic aquí para más información.
Los Productos y/o Servicios a vender. Si algún Artículo y/o Servicio no está registrado dar clic aquí para más información.
¿Cómo realizar una Cotización en ArusAdmin?
Para registrar una Cotización se siguen los siguientes pasos:
Paso 1. Apertura del módulo de Cotización.
Puedes abrir el módulo de Cotización de 3 maneras:
a). Dar Clic al menú de Ventas\ Cotizaciones\
b). Acceder por medio de la combinación de teclas ALT+F6.
c). O bien acceder por medio de la barra de iconos que se encuentra debajo del menú con la imagen de una hoja blanca con una cabecera verde que se encuentra en la tercera posición de la barra de herramientas.
Paso 2. Llenar el campo de Orden:
Capturar en este campo, el Folio de la Requisición de Precios del Cliente (Es el número de Requisición que el Cliente les envió). Se puede dejar vacío en caso de que no se tenga alguna Requisición del Cliente.
Paso 3. Posteriormente seleccionamos al Cliente.
Esto lo podemos hacer de 2 formas:
a). Escribiendo el código del cliente al cual se elaborará la Cotización.
b). A través de la búsqueda de Clientes oprimiendo el Botón
Seleccionando el Filtro Nombre y escribiendo en el campo inmediato a la derecha el nombre del Cliente y el sistema lo mostrará.
Enseguida dar doble clic sobre el nombre del Cliente o bien selecciónalo y oprime el botón ACEPTAR. El sistema capturará el código en la pantalla de Cotización, oprime ENTER y te posicionará al campo Moneda.
Paso 4. Enseguida seleccionamos la Moneda (Pesos o Dólares) con la que se realizará esta operación.
Luego oprime ENTER o bien posiciónate en el campo de Vendedor.
Paso 5. Seleccionar el Vendedor de ésta Cotización.
Si el cliente al que se le está realizando la cotización tiene ligado un vendedor en su alta, entonces, el sistema en automático mostrará dicho vendedor, de lo contrario el sistema mostrará como vendedor al Usuario que haya ingresado al sistema ArusAdmin. Puedes seleccionar otro vendedor siempre y cuando el campo este abierto en las Propiedades del Sistema, de lo contrario, el sistema te ubicará en el campo del Artículo.
Para más información de cómo aperturar el campo de Vendedor dar clic aquí.
Paso 6. Ahora se agregan los Productos/Servicios que se van a Cotizar.
Los campos son los siguientes:
ARTICULO
Puedes capturar de 3 maneras en este campo:
a). Deberás capturar de forma manual el código del producto o servicio a Cotizar.
b). Seleccionarlo de la lista en la búsqueda
de Artículos por Código o Nombre como se muestra a continuación:
c). Así como también leyéndolo por medio del lector de códigos de barras.
Si lo capturas de forma manual o lo seleccionas de la pantalla de búsquedas, deberás oprimir ENTER para que pase al siguiente campo Cantidad.
CANTIDAD
En este campo se escribe la cantidad de piezas a Cotizar, enseguida oprime ENTER, si se trata de un Artículo con presentación Pieza, el sistema te posicionará en el campo de Almacén. Si la presentación es diferente a Pieza, entonces deberás seleccionar la Presentación correcta.
PRESENTACION (UNIDAD DE MEDIDA)
En este campo seleccionarás la presentación (Unidad de medida) a Cotizar de dicho producto. Ejemplo: Pieza, Caja, Bolsa, etc. Al dar ENTER el sistema te llevará al campo Almacén.
ALMACEN
Aquí vas a seleccionar el almacén a afectar y al oprimir ENTER el sistema te posicionará en el campo de Precio.
Nota. La empresa puede tener la estructura de varios almacenes que pertenecen a la misma Sucursal. Ejemplo: Bodega1, Bodega2. Entonces, cuando esta Cotización se convierta en Venta; entonces, el inventario saldrá del almacén seleccionado.
Para más información de cómo manejar varios almacenes dar clic aquí.
Para más información de cómo Definir varios almacenes dar clic aquí.
PRECIO
Este campo muestra el valor de Precio de Venta que corresponda al cliente que seleccionaste (Ver: Asignar lista de Precios) Paso 3 – Sección Otros Datos sobre el Cliente (MISC) – (22).
Si necesitas dar un precio menor, deberás contar con un % de descuento aplicable en tu alta de Usuario.
Para más información de cómo establecer los parámetros dar clic aquí.
Al oprimir ENTER, el sistema agregará el artículo al detallado en la ventana de la Cotización.
DESCUENTO
En este campo podrás escribir el % de descuento sobre el Precio de venta que aparece en automático.
Una vez posicionado en el campo Precio, puedes activar el campo Descuento: oprimiendo la tecla ESC del teclado 3 veces, capturas el % de Descuento y al dar ENTER el sistema recalculará el Precio de venta.
Nota. Cabe mencionar que debes contar con privilegios para otorgar Descuentos.
Para más información de cómo establecer los parámetros dar clic aquí.
IMPORTE
Este campo muestra el valor resultante de multiplicar el Precio * Cantidad.
Nota. Si deseas agregar más productos a la Cotización, deberás repetir El Paso 6.
La pantalla con datos capturados se muestra como sigue:
Nota. Para agregar comentarios a cada partida (o renglón) en la Cotización, debes posicionarte en el renglón del producto y/o Servicio y oprimir la combinación de teclas CTL + F9 o bien ir al menú de Acciones y seleccionar la opción que dice: Agregar comentario de artículo.
Paso 7. Puedes añadir notas o comentarios generales sobre la Cotización.
En este botón puedes añadir Notas de embarque (Enviar a), información adicional como: Referencia Adicional, Folio de Recibo, así como, (Nota 1 y Nota2) comentarios sobre la Cotización. Hay que tener en cuenta que si dichos comentarios requieren ser impresos en el formato de Cotización, entonces, el usuario debe tener cuidado en el texto a introducir. Es conveniente usar la Nota2 para que se conserven dichos comentarios cuando la Cotización se convierte a Remisión o Factura.
La pantalla que muestra el sistema es la siguiente:
**Para guardar los comentarios oprime el botón Guardar (Flecha Verde) de la pantalla de Comentarios.
Paso 8. Guardar la Cotización.
En este botón se realiza el registro de la Cotización o modificación según sea el caso. Al oprimir este botón, el sistema mostrará la pantalla de impresión.
Paso 9. Imprimir y/o enviar la cotización por correo.
Para enviar la Cotización por correo hay que oprimir el botón e-mail, al hacer esto, la pantalla se expandirá y generará el archivo PDF para posteriormente ser enviada por correo.
Para enviar por correo la Cotización:
Cuando se expande la ventana al oprimir el botón e-mail se muestran los correos previamente capturados en el alta de ese Cliente en particular, puedes cambiarlos, te permite un máximo de 3 correos separados por (,). Cuando quieras enviarlos, oprime el botón que dice Enviar.
Para Imprimir la Cotización se tienen los botones Preliminar e Imprimir:
El botón Preliminar de esta ventana sirve para visualizar la Factura en Pantalla, se vería como sigue:
* Cabe mencionar, que el formato de impresión se ajustará a las necesidades de tu empresa.
Si oprimes el botón Imprimir en esta ventana de Impresión de Cotización, entonces el sistema enviará la impresión a la impresora que tienes por default en alta de impresoras de Windows.
Para salirte de la ventana de Cotización oprime el botón Salir, entonces el sistema te informará que la Cotización se registró satisfactoriamente con X Folio, como se muestra a continuación:
