Primero veremos qué es una Factura y para qué sirve

¿Qué es una Factura?

Podemos definir la factura como un documento comercial en donde se muestra la información de una venta o una prestación de un servicio.

Pero es algo más que eso:

Se trata de un documento o prueba física de que una operación se ha realizado entre Cliente y Vendedor, de forma legal y satisfactoria.
Se demuestra también que la operación es válida y que se han pagado los impuestos correspondientes.
La factura es el: qué, quién, cómo, cuándo, dónde y por qué de una actividad comercial entre cliente y empresa.

¿Para qué sirve una Factura?

En ella se demuestra que se ha producido un servicio por el que se ha cobrado una cantidad $ determinada.

• El vendedor ha de presentarla si quiere exigir un pago no realizado.
• Toda empresa está obligada a emitir facturas.
• La factura es esencial en cualquier servicio después de la venta, pues es indispensable para efectuar una devolución o una reclamación.
• Es el justificante y garantía ante cualquier problema que pueda surgir entre Cliente y Empresa.

¿Qué debe existir previamente en el Sistema ArusAdmin para realizar la Factura?

1. El Cliente. Si el Cliente no está registrado dar clic aquí para más información.
2. Los Productos y/o Servicios a vender. Si algún Artículo y/o Servicio no está registrado dar clic aquí para más información.
3. La Forma de Pago. Si la Forma de Pago no está registrada dar clic aquí para más información.

¿Cómo realizar una Factura Directa en ArusAdmin?

Es decir, sin realizar remisión, cotización o pedido previamente. Los pasos a seguir son:

Paso 1. Apertura del módulo de Facturas

Puedes abrir el módulo de Facturas de 3 maneras:

a). Dar Clic al menú de Ventas\Facturas\

b). Acceder por medio de la combinación de teclas ALT+F1.

c). O bien acceder por medio de la barra de iconos que se encuentra debajo del menú con la imagen de una Hoja blanca con un lápiz color gris que se encuentra en la primera posición de la barra de herramientas.

Paso 2. Llenar el campo de Orden:

Capturar en este campo, el Folio de la Orden de Compra del Cliente (Es el número de Pedido que el Cliente les envió). Se puede dejar vacío en caso de que no tenga ninguna Orden de Compra de Cliente relacionada.

Paso 3. Posteriormente seleccionamos al Cliente

Esto lo podemos hacer de 2 formas:

a). Escribiendo el código del cliente al cual se elaborará la Factura
b). A través de la búsqueda de Clientes oprimiendo el Botón

Seleccionando el Filtro Nombre y escribiendo en el campo inmediato a la derecha el nombre del Cliente y el sistema lo mostrará.

Enseguida dar doble clic sobre el nombre del Cliente o bien selecciónalo y oprime el botón ACEPTAR. El sistema capturará el código en la pantalla de Factura, oprime ENTER y te posicionará al campo Moneda.

Paso 4. Enseguida seleccionamos la Moneda (Pesos o Dólares) con la que se realizará esta operación.

Luego oprime ENTER o bien posiciónate en el campo del Uso del CFDI.

Paso 5. Selecciona el Uso del CFDI que el Cliente le va a dar a la Factura, ejemplo:

G01 – Adquisición de Mercancías.
G03 – Gatos en General.

Paso 6. Seleccionar el Vendedor de ésta Factura.

Si el cliente al que se le está realizando la venta tiene ligado un vendedor en su alta, entonces, el sistema en automático mostrará dicho vendedor, de lo contrario el sistema mostrará como vendedor al Usuario que haya ingresado al sistema ArusAdmin. Puedes seleccionar otro vendedor siempre y cuando el campo este abierto en las Propiedades del Sistema, de lo contrario, el sistema te ubicará en el campo del Artículo.

Para más información de cómo aperturar el campo de Vendedor dar clic aquí.

Paso 7. Ahora se agregan los Productos/Servicios que se van a vender. Los campos son los siguientes:

ARTICULO

Puedes capturar de 3 maneras en este campo:

a). Deberás capturar de forma manual el código del producto o servicio a vender.
b). Seleccionarlo de la lista en la búsqueda    de Artículos por Código o Nombre como se muestra a continuación:

c). Así como también leyéndolo por medio del lector de códigos de barras.

Si lo capturas de forma manual o lo seleccionas de la pantalla de búsquedas, deberás oprimir ENTER para que pase al siguiente campo Cantidad.

CANTIDAD

En este campo se escribe la cantidad de piezas a vender, enseguida oprime ENTER, si se trata de un Artículo con presentación Pieza, el sistema te posicionará en el campo de Almacén. Si la presentación es diferente a Pieza, entonces deberás seleccionar la Presentación correcta.

PRESENTACION (UNIDAD DE MEDIDA)

En este campo seleccionarás la presentación  (Unidad de medida) a vender de dicho producto. Ejemplo: Pieza, Caja, Bolsa, etc. Al dar ENTER el sistema te llevará al campo Almacén.

ALMACEN

Aquí vas a seleccionar el almacén a afectar y al oprimir ENTER el sistema te posicionará en el campo de Precio.

Nota. La empresa puede tener la estructura de varios almacenes que pertenecen a la misma Sucursal. Ejemplo: Bodega1, Bodega2. Entonces, el inventario que se venda saldrá del almacén seleccionado.

Para más información de cómo manejar varios almacenes dar clic aquí.

Para más información de cómo Definir varios almacenes dar clic aquí.

PRECIO

Este campo muestra el valor de Precio de Venta que corresponda al cliente que seleccionaste (Ver: Asignar lista de Precios) Paso 3 – Sección Otros Datos sobre el Cliente (MISC) – (22).

Si necesitas dar un precio menor, deberás contar con un % de descuento aplicable en tu alta de Usuario.

Para más información de cómo establecer los parámetros dar clic aquí.

Al oprimir ENTER, el sistema agregará el artículo al detallado en la ventana de la factura.

DESCUENTO

En este campo podrás escribir el % de descuento sobre el Precio de venta que aparece en automático.

Una vez posicionado en el campo Precio, puedes activar el campo Descuento: oprimiendo la tecla ESC del teclado 3 veces, capturas el % de Descuento y al dar ENTER el sistema recalculará el Precio de venta.

Nota. Cabe mencionar que debes contar con privilegios para otorgar Descuentos.

Para más información de cómo establecer los parámetros dar clic aquí.

IMPORTE

Este campo muestra el valor resultante de multiplicar el Precio * Cantidad.

Nota.

Si deseas agregar más productos a la factura, deberás repetir El Paso 7.

La pantalla con datos capturados se muestra como sigue:

Nota:

Si el Artículo tiene definido Fechas de Caducidad y tienes dudas de que hacer en la pantalla de Fechas de Caducidad (Ver: Fechas de Caducidad).

Si el Artículo tiene definido Números de Serie y tienes dudas de que hacer en la pantalla de Números de Serie (Ver: Números de Serie).

Paso 8. Seleccionar la forma de Pago.

Este apartado hace referencia a cómo se liquida o se liquidará la operación; es decir, Pago en Efectivo, Tarjeta bancaria (crédito o débito), Cheque, etc. Si no se sabe se puede dejar Por Definir o en blanco.

Paso 9. Puedes añadir notas o comentarios sobre la Factura.

En este botón puedes añadir Notas de embarque (Enviar a), información adicional como: Referencia Adicional, Folio de Recibo, así como, (Nota 1 y Nota2) comentarios sobre la venta. Hay que tener en cuenta que si dichos comentarios requieren ser impresos en el formato de Factura, entonces, el usuario debe tener cuidado en el texto a introducir. Es conveniente usar la Nota2 para que se conserven dichos comentarios.

La pantalla que muestra el sistema es la siguiente:

**Para guardar los comentarios oprime el botón Guardar (Flecha Verde) de la pantalla de Comentarios.

Paso 10. Guardar la Factura.

En este botón se realiza el registro de la Factura o modificación según sea el caso. Si se trata solo de una modificación, entonces al oprimir este botón, el sistema sólo mostrará la pantalla de impresión.

Cuando se realiza el registro la primera vez, aparece la pantalla que se muestra debajo de este párrafo, si el cliente está realizando un pago parcial o total del documento, entonces, lo más conveniente es abonar con la respectiva forma de pago y moneda en dicha pantalla (ventas de contado), si la venta es a crédito, entonces, debes oprimir solamente el botón de Guardar, oprimir el botón Cancelar o simplemente oprimir la tecla [Esc] de tu teclado.

Si realizas el abono el sistema muestra la pantalla de impresión (en pantalla o impresora):

Dejando la Factura a crédito: El sistema muestra la siguiente pantalla de autorización de crédito (mientras no se permita al Cliente excederse del crédito límite) y te permitirá autorizar siempre y cuando en tu Rol se permita autorizar crédito en la Sección OTROS.

Para más información de:

Cómo permitir o no que el cliente se exceda del crédito límite dar clic aquí.

Cómo permitir autorizar o no que el cliente se exceda del crédito dar clic aquí.

Paso 11. Timbrar la factura, imprimirla y/o enviarla por correo.

Para Timbrar Debes seleccionar la opción (Original) y enseguida oprimir el botón e-mail, al hacer esto, la pantalla se expandirá y generará los archivos PDF y XML para posteriormente ser enviados por correo.

Para enviar por correo la Factura:

Cuando se expande la ventana al oprimir el botón e-mail se  muestran los correos previamente capturados en el alta de ese Cliente en particular, puedes cambiarlos, te permite un máximo de 3 correos separados por (,). Cuando quieras enviarlos, oprime el botón que dice Enviar.

Para Imprimir la Factura se tienen los botones Preliminar e Imprimir:

El  botón Preliminar de esta ventana sirve para visualizar la Factura en Pantalla, se vería como sigue:

* Cabe mencionar, que el formato de impresión se ajustará a las necesidades de tu empresa.

Si oprimes el botón Imprimir en esta ventana de Impresión de Factura, entonces el sistema enviará la impresión a la impresora que tienes por default en alta de impresoras de Windows.

Para salirte de la ventana de Facturación oprime el botón Salir, entonces el sistema te informará que la Factura se registró satisfactoriamente con X Folio, como se muestra a continuación: