¿Cómo podemos ayudarte?
¿Qué debo hacer cuando recibo Anticipos?
¿Cuál es el procedimiento para generar CFDI’s cuando recibes un Anticipo?
Este caso es exclusivo cuando existe un pago de un Anticipo por parte del Cliente:
La guía es la siguiente: Para generar los 3 CFDI´s.
Paso 1. Asegúrate que estén definidos los 2 Artículos (Servicios) en ArusAdmin de la siguiente manera:
Anticipo1 se utilizará para realizar la Factura 1 por el Anticipo recibido.
Anticipo2 se utilizará para realizar la Nota de Crédito (CFDI de Egreso) por el valor del Anticipo.
Paso 2. Realizar (CFDI) Factura por el valor del Anticipo recibido (1er. CFDI).
Puedes abrir el módulo de Facturas de 3 maneras:
a). Dar Clic al menú de Ventas\Facturas\
b). Acceder por medio de la combinación de teclas ALT+F1.
c). O bien acceder por medio de la barra de iconos que se encuentra debajo del menú con la imagen de una Hoja blanca con un lápiz color gris que se encuentra en la primera posición de la barra de herramientas.
Paso 3. Llenar el campo de Orden:
Capturar en este campo, el Folio de la Orden de Compra del Cliente (Es el número de Pedido que el Cliente les envió). Se puede dejar vacío en caso de que no tenga ninguna Orden de Compra de Cliente relacionada.
Paso 4. Posteriormente seleccionamos al Cliente.
Esto lo podemos hacer de 2 formas:
a). Escribiendo el código del cliente al cual se elaborará la Factura
b). A través de la búsqueda de Clientes oprimiendo el Botón
, seleccionando el Filtro Nombre y escribir en el campo inmediato a la derecha el nombre del Cliente y el sistema lo mostrará,
Enseguida dar doble clic sobre el nombre del Cliente o bien selecciónalo y oprime el botón ACEPTAR. El sistema capturará el código en la pantalla de Factura, oprime ENTER y te posicionará al campo Moneda.
Paso 5. Enseguida seleccionamos la Moneda (Pesos o Dólares) con la que se realizará esta operación.
Luego oprime ENTER o bien posiciónate en el campo del Uso del CFDI.
Paso 6. Selecciona el Uso del CFDI que el Cliente le va a dar a la Factura, ejemplo:
G01 – Adquisición de Mercancías.
G03 – Gatos en General.
Paso 7. Seleccionar el Vendedor de ésta Factura.
Si el cliente al que se le está realizando la venta tiene ligado un vendedor en su alta, entonces, el sistema en automático mostrará dicho vendedor, de lo contrario el sistema mostrará como vendedor al Usuario que haya ingresado al sistema ArusAdmin. Puedes seleccionar otro vendedor siempre y cuando el campo este abierto en las Propiedades del Sistema.
Para más información de cómo activar el campo de Vendedor dar clic aquí.
De lo contrario, el sistema te ubicará en el campo del Artículo.
Paso 8. Ahora se agrega el (Servicio) Anticipo1 que se va a Facturar. Los campos son los siguientes:
ARTICULO
Puedes capturarlo de 2 maneras en este campo:
a). Debes capturar de forma manual el código del servicio a Facturar (Anticipo1.
b). Seleccionarlo de la lista en la búsqueda
de Artículos por Código o Nombre como se muestra a continuación:
Si lo capturas de forma manual o lo seleccionas de la pantalla de búsquedas, deberás oprimir ENTER para que pase al siguiente campo Cantidad.
CANTIDAD
En este campo se escribe la cantidad 1, enseguida oprime ENTER que captures el monto del Anticipo sin IVA.
PRECIO
Este campo muestra el valor de Precio de Venta que corresponda al cliente que; el precio que aparece es CERO, deberás capturar el importe sin IVA. Al oprimir ENTER, el sistema agregará el artículo al detallado en la ventana de la factura y te aumentará en automático el IVA.
IMPORTE
Este campo muestra el valor resultante de multiplicar el Precio * Cantidad.
La pantalla con datos capturados se muestra como sigue:
Paso 9. Seleccionar la forma de Pago.
Este apartado hace referencia a cómo se liquidó la operación; es decir, Pago en Efectivo, Tarjeta bancaria (crédito o débito), Cheque, etc. No se debe dejar Por Definir o en blanco (Puesto que ya conoces como te pagó el Cliente ese anticipo).
Paso 10. Puedes añadir notas o comentarios sobre la Factura.
En este botón puedes añadir Notas de embarque (Enviar a), información adicional como: Referencia Adicional, Folio de Recibo, así como, (Nota 1 y Nota2) comentarios sobre la venta. Hay que tener en cuenta que si dichos comentarios requieren ser impresos en el formato de Factura, entonces, el usuario debe tener cuidado en el texto a introducir. Es conveniente usar la Nota2 para que se conserven dichos comentarios.
La pantalla que muestra el sistema es la siguiente:
**Para guardar los comentarios oprime el botón Guardar (Flecha Verde) de la pantalla de Comentarios.
Paso 11. Guardar la Factura.
En este botón se realiza el registro de la Factura o modificación según sea el caso. Si se trata solo de una modificación, entonces al oprimir este botón, el sistema sólo mostrará la pantalla de impresión.
Cuando se realiza el registro la primera vez, aparece la pantalla que se muestra debajo de este párrafo, si el cliente está realizando un pago total del documento, entonces, lo más conveniente es abonar con la respectiva forma de pago y moneda en dicha pantalla (ventas de contado).
Si realizas el abono el sistema muestra la pantalla de impresión (en pantalla o impresora):
Paso 12. Timbrar la factura, imprimirla y/o enviarla por correo.
Para Timbrar Debes seleccionar la opción (Original) y enseguida oprimir el botón e-mail, al hacer esto, la pantalla se expandirá y generará los archivos PDF y XML para posteriormente ser enviados por correo.
Para enviar por correo la Factura:
Cuando se expande la ventana al oprimir el botón e-mail se muestran los correos previamente capturados en el alta de ese Cliente en particular, puedes cambiarlos, te permite un máximo de 3 correos separados por (,). Cuando quieras enviarlos, oprime el botón que dice Enviar.
Para Imprimir la Factura se tienen los botones Preliminar e Imprimir:
El botón Preliminar de esta ventana sirve para visualizar la Factura en Pantalla, se vería como sigue:
* Cabe mencionar, que el formato de impresión se ajustará a las necesidades de tu empresa.
Si oprimes el botón Imprimir en esta ventana de Impresión de Factura, entonces el sistema enviará la impresión a la impresora que tienes por default en alta de impresoras de Windows.
Para salirte de la ventana de Facturación oprime el botón Salir, entonces el sistema te informará que la Factura se registró satisfactoriamente con X Folio, como se muestra a continuación:
Paso 13. Realizar Factura por el total de la operación; es decir, los productos que requiere el Cliente (2do. CFDI).
Debes realizar la Factura por los Productos y relacionarle el CFDI (Del Anticipo).
Para más información de cómo relacionar un CFDI anterior dar clic aquí.
Paso 14. Realizar Nota de Crédito (Egreso) por el Valor del Anticipo (3er. CFDI).
Debes realizar la Nota de Crédito por el Valor del Anticipo y relacionarle la (segunda Factura por los Productos).
Para más información de cómo relacionar un CFDI anterior dar clic aquí.
Paso 15. Apertura del módulo de Nota de Crédito:
Puedes abrir el módulo de Notas de Crédito de 2 maneras:
a). Dar Clic al menú de Ventas\Notas de Crédito\
b). Acceder por medio de la combinación de teclas ALT+F12.
Paso 16. Buscar el Folio de la (segunda Factura por los Productos) para relacionar a la Nota de Crédito:
Dar clic al botón de buscar Factura
para relacionar el Folio de factura.
Paso 17. Seleccionar el Folio de Factura a relacionar.
Se abrirá la ventana de búsqueda de Facturas como se ve en la siguiente pantalla:
Tienes 2 Opciones: Escribir el Folio o buscarlo a través del botón de búsqueda.
Al escribirlo o seleccionarlo en la búsqueda de facturas darás ENTER y también debes asignar un tipo de Relación (7) para agregarlo a la lista:
Debes dar clic en Guardar.
Paso 18. Corroboramos los siguientes datos:
Nombre del Cliente, Moneda, Uso de CFDI, Método de Pago y Vendedor.
Paso 19. Desmarcar la opción Devolución.
Desmarcar para que puedas seleccionar el Servicio (ANTICIPO2):
Dicho Servicio lo puedes capturar o bien seleccionar desde el botón de búsqueda de artículos:
Paso 20. Una vez que se haya seleccionado el servicio ANTICIPO2, la pantalla se muestra de la siguiente manera:
Paso 21. Puedes añadir notas o comentarios sobre la Nota de Crédito.
En este botón puedes añadir Notas (Nota 1 y Nota2) comentarios sobre la Nota de Crédito. Hay que tener en cuenta que si dichos comentarios requieren ser impresos en el formato de Nota de Crédito, entonces, el usuario debe tener cuidado en el texto a introducir. Es conveniente usar la Nota2 para que se conserven dichos comentarios.
La pantalla que muestra el sistema es la siguiente:
**Para guardar los comentarios oprime el botón Guardar (Flecha Verde) de la pantalla de Comentarios.
Paso 22. Guardar la Nota de Crédito.
En este botón se realiza el registro de la Nota de Crédito.
Hay que considerar lo siguiente:
1. Si se relacionó a una Factura de Contado:
Cuando se realiza el registro, aparece la pantalla que se muestra debajo de este párrafo, si se le está regresando el dinero al cliente, entonces, debes abonar con la respectiva forma de pago y moneda, si No estás regresando dinero, entonces, la Nota de crédito será a crédito, debes oprimir solamente el botón de Guardar, oprimir el botón Cancelar o simplemente oprimir la tecla [Esc] de tu teclado.
2. Que la Nota de Crédito esté relacionada a una Factura a Crédito:
Si la Factura relacionada está a crédito, entonces, el sistema en automático abonará la factura con la Nota de crédito y se mostrará la pantalla de impresión.
Nota. No aparecerá la pantalla de Pago.
Paso 23. Timbrar la Nota de Crédito, imprimirla y/o enviarla por correo.
Para Timbrar Debes seleccionar la opción (Original) y enseguida oprimir el botón e-mail, al hacer esto, la pantalla se expandirá y generará los archivos PDF y XML para posteriormente ser enviados por correo.
Para enviar por correo la Nota de Crédito:
Cuando se expande la ventana al oprimir el botón e-mail se muestran los correos previamente capturados en el alta de ese Cliente en particular, puedes cambiarlos, te permite un máximo de 3 correos separados por (,). Cuando quieras enviarlos, oprime el botón que dice Enviar.
Para Imprimir la Nota de Crédito se tienen los botones Preliminar e Imprimir:
El botón Preliminar de esta ventana sirve para visualizar la Nota de Crédito en Pantalla, se vería como sigue:
* Cabe mencionar, que el formato de impresión se ajustará a las necesidades de tu empresa.
Si oprimes el botón Imprimir en esta ventana de Impresión de la Nota de Crédito, entonces el sistema enviará la impresión a la impresora que tienes por default en alta de impresoras de Windows.
Para salirte de la ventana de Nota de Crédito oprime el botón Salir, entonces el sistema te informará que la Nota de Crédito se registró con X Folio, como se muestra a continuación:
a). Si se relacionó a una Factura de Crédito:
.
b). Si se relacionó a una Factura de Contado o sin relación de Factura:
